협력사 부적합(NCR) 발생 원인과 유출 원인 구분법
1. 협력사 부적합 통보서 작성법, 사진만 보내서는 불량이 반복된다
수입검사나 공정검사 중 협력사 수급 부품에서 문제가 발견되었을 때, 많은 담당자들이 스마트폰으로 사진을 촬영한 뒤 카카오톡이나 메일로 “불량이니 확인해 주세요”라고 단순 전달하곤 합니다.
라인 정지 위기 등 긴급한 상황에서는 우선 구두나 메신저로 알릴 수 있습니다. 하지만 불량의 원인을 근본적으로 해결하고 반복 입고를 차단하려면 사진 한 장과 단편적인 메시지만으로는 턱없이 부족합니다.
어떤 제품의 어느 부위가 잘못되었는지, 검사 기준과 도면 specification은 무엇인지, 동일 LOT의 영향을 받는 수량은 어디까지인지, 그리고 협력사에서 어떤 원인분석과 재발방지대책을 제출해야 하는지 명확히 정리하여 문서화해야 합니다.
이때 발행하는 공식 품질 문서가 바로 협력사 부적합 통보서(NCR / Corrective Action Request)입니다. 이는 단순히 공급업체를 지적하기 위한 서류가 아니라, 발생한 품질 문제를 객관적 데이터로 전달하고 재발방지 체계를 관리하기 위한 핵심 품질 기록입니다.
유효한 부적합 통보서는 단지 "불량입니다"에서 끝나지 않습니다.
요구 기준 대비 실측값, 발생 수량 및 검사 수량, 동일 LOT 영향 범위, 그리고 임시조치(격리/선별) 및 근본 원인분석·재발방지대책 회신 기한이 명확히 제시되어야 합니다.
2. 불량 사진 한 장만 보내면 발생하는 문제점
품질 검사 현장에서는 찍어둔 불량 사진만 보아도 무엇이 문제인지 직관적으로 파악되는 경우가 많습니다. 그러나 사진을 전달받는 협력사 작업자나 품질 담당자 입장에서는 정확한 판정 기준을 이해하기 어렵습니다.
예를 들어 브라켓 조립 홀 위치가 어긋난 사진을 첨부하며 “홀 위치 불량”이라고만 통보한 사례를 보겠습니다.
협력사 측은 당사가 몇 번 도면 Rev(개정판)를 기준으로 검사했는지, 도면 규격 치수는 얼마이며 실제 측정값은 얼마인지, 단발성 1개의 문제인지 해당 LOT 전체의 지그(Jig) 편차 문제인지 파악할 방법이 없습니다.
결국 소통을 위해 불필요한 메일과 전화가 수차례 오가며 문제 해결이 지연됩니다. 더 심각한 문제는 불량품만 교체(1:1 단순 교환)하고 넘어감으로써, 다음 생산 납품 시 동일한 불량이 다시 반복된다는 점입니다.
협력사 품질관리를 수행하며 가장 안타까웠던 순간은 당장 라인 투입이 급하다는 이유로 불량 발생품만 빠르게 수정·교체 받고건을 마감하는 경우였습니다.
“수정해서 다시 보내주세요” 정도로 마무리하면, 다음 차수 입고분에서 동일한 부적합이 재발할 확률이 매우 높습니다. 특히 볼트 체결 토크, 라벨/마킹 오기입, 도면 정합성 문제처럼 공정 작업자의 습관이나 세팅 오류에 기인하는 항목은 교체만으로 원인이 사라지지 않습니다.
사진 전달에 그치지 않고 기준값과 실측값을 대조하여 작성하고, 발생 수량과 LOT를 파악하며, 협력사로부터 발생 원인과 유출 원인에 대한 근본 대책(CAR)을 회신받아 기록으로 보관해야만 동일 문제 재발 시 객관적인 비교와 평가가 가능해집니다.
3. 협력사 부적합 통보서 필수 포함 항목
기업마다 양식 체계는 다르지만, 공식 부적합 통보서에는 최소한 아래의 항목들이 데이터로 명시되어 있어야 합니다.
| 관리 항목 | 작성 내용 | 작성 핵심 포인트 |
|---|---|---|
| 품명 및 품번 | 부적합 발생 부품 식별 정보 | 유사 품번과의 혼동 방지를 위해 도면상 품명/품번 명시 |
| LOT 번호 / 입고일 | 생산 LOT, 입고일자, 발주번호 | 동일 생산 단위 및 창고 보관재고 영향 범위 추적용 |
| 검사 수량 / 불량 수량 | 샘플링 수량 및 불량 발생 수량 | 불량률(%) 산출 및 로트 폐기/선별 판정 근거 |
| 요구 도면 / 스펙 기준 | 도면 치수, 검사기준서, 도면 Rev | 기준 최신화 여부 확인 (도면번호 및 Rev 필수) |
| 실측 결과 및 상태 | 실측 데이터, 사진, 부적합 위치 | 기준 대비 편차가 명확히 드러나도록 치수 기재 |
| 조치 요청사항 및 기한 | 재고 선별, 대체품 납품, 원인 대책서 회신일 | 임시조치 및 근본 대책 회신 마감 일자 지정 |
4. 실제 협력사 부적합 통보서 작성 예시
협력사 공급 부품에서 치수 부적합이 발생했을 때 작성하는 실무 대장 표준 예시입니다.
| 협력사명 | (주)A정밀 |
|---|---|
| 품명 / 품번 | BRACKET ASSY / BK-2026-01 |
| 입고 LOT | LOT-260913-A (입고일: 2026.09.13) |
| 검사 / 불량 수량 | 총 30EA 검사 중 3EA 불량 발생 (불량률 10%) |
| 도면 요구 기준 | 홀 간 중심 거리 50.00 ± 0.20mm (도면 Rev.02) |
| 실측 검사 결과 | #1: 50.32mm / #2: 50.35mm / #3: 50.41mm (상한 초과) |
| 품질 판정 | 부적합 (NG) |
| 당사 임시조치 | 동일 LOT 30EA 입고 보류 및 창고 반출 금지 식별표 부착 |
| 협력사 요청사항 | ① 대체품 전수검사 후 즉시 공급 ② 8D/5-Why 원인분석 및 재발방지 대책서 제출 (~2026.09.18까지) |
이처럼 **기준값(Specification)**과 **실측값(Actual Value)**을 명확히 대조하는 기술문서 형태를 갖추어야 협력사에서도 정밀한 가공 조건 재검토에 착수할 수 있습니다.
5. 객관적 품질 표현: 감정 배제와 사실 기반 작성
부적합 통보서는 주관적인 감정이나 불필요한 비난을 철저히 배제하고, 객관적 사실(Fact)과 정량적 데이터만을 바탕으로 작성해야 합니다.
| 지양해야 할 표현 (주관적/감정적) | 올바른 개선 표현 (객관적/정량적) |
|---|---|
| 제품 품질 상태가 너무 안 좋습니다. | 30EA 검사 중 3EA에서 홀 간 거리 도면 상한치(50.20mm) 초과 확인. |
| 작업자가 또 주의를 안 기울인 것 같습니다. | 공정 내 가공 지그 셋팅 및 출하검사 미검출 원인 분석 요청. |
| 심각한 사안이니 알아서 수정해서 보내세요. | 생산 일정 차질 방지를 위해 전수 검사 완료된 대체품 공급 일정 회신 요망. |
| 다음부터는 신경 써서 만들어 주세요. | 동일 유형 재발 방지를 위한 공정 개선 대책 및 변경 표준 적용일 회신 요망. |
6. 발생 원인과 유출 원인의 명확한 분리
협력사로부터 대책서(CAR)를 접수할 때 품질 담당자가 반드시 검증해야 하는 핵심은 발생 원인(Occurrence Root Cause)과 유출 원인(Escape Root Cause)의 구분입니다.
- 발생 원인: 부적합 품목이 공정 내에서 왜 만들어졌는가? (예: 지그 마모, 가공 조건 미흡, 원자재 편차)
- 유출 원인: 제조된 부적합품이 왜 협력사 자체 검사에서 걸러지지 않고 당사로 출하되었는가? (예: 출하검사 항목 누락, 측정 공구 오류, 검사 주기 미준수)
• 발생 원인: 가공 지그 기준 위치 설정 오류로 인한 홀 치수 편차 발생
• 유출 원인: 출하검사 체크시트에 해당 홀 간 거리 실측 항목이 미등록되어 검사 생략
• 재발방지대책: 지그 위치 고정 스토퍼 보완(발생 방지) + 출하검사 Check Sheet 검사 항목 필수 등록(유출 방지)
발생 원인만 개선하고 유출 원인을 방치하면, 다른 이유로 불량이 발생했을 때 협력사 검사망을 다시 통과하게 됩니다. 반대로 유출 방지(검사 강화)만 실시하면 공정 내 불량 양산 구조는 그대로 남아있게 되므로 두 가지 측면의 대책이 동시에 수립되어야 합니다.
7. 단골 대책 "작업자 교육 실시"를 경계해야 하는 이유
협력사 대책서에서 가장 흔히 볼 수 있는 무성의한 대책은 다음과 같습니다.
재발방지 대책 : 해당 작업자 재교육 실시 및 주의 당부
작업자의 실수가 계기가 되었을 수는 있지만, human error가 발생할 수밖에 없었던 **시스템적/풀프루프(Poka-Yoke) 대책**이 빠져있다면 무효한 대책입니다.
작업표준서에 기준이 직관적으로 기재되어 있는지, 작업자가 착오를 일으킬 수 없는 치공구 구조인지, 공정 내 풀프루프 장치가 가동 중인지를 확인하여 실수 자체가 불가능한 구조로 개선하도록 유도해야 합니다.
8. 올바른 협력사 대책서(CAR) 회신 양식 구조
| 구분 | 작성 요구 예시 |
|---|---|
| 발생 원인 (5-Why) | 가공 지그 세팅 기준선 마모로 인한 세팅 위치 오차 발생 |
| 유출 원인 | 출하검사 항목 중 치수 측정 샘플링 주기(100EA→초/중/종) 미준수 |
| 임시 조치 (Containment) | 자체 재고 150EA 및 출하 대기품 전수 재실측 (불량품 5EA 격리 폐기) |
| 발생 방지 대책 | 가공 지그 신규 제작 및 세팅 고정용 핀(Poka-Yoke) 적용 |
| 유출 방지 대책 | 출하검사 성적서에 해당 중요 치수 측정 데이터 필수 기재 항목 반영 |
| 적용 시점 및 적용 LOT | 2026.09.15 생산분 (LOT-260915-B)부터 적용 출하 |
| 효과성 검증 계획 | 개선 후 연속 3개 LOT 입고 시 당사 수입검사 집중 모니터링 실시 |
9. 협력사 부적합 처리 표준 수순 (Process)
↓
해당 LOT 즉시 사용 보류 및 현장 격리 식별표 부착
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동일 LOT 창고 재고 및 공정 투입 영향 범위 파악
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공식 협력사 부적합 통보서(NCR) 발행 및 회신 요청
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협력사 임시조치(선별/교체) 및 대체품 공급
↓
발생 원인 및 유출 원인 분석 (5-Why)
↓
재발방지 대책 수립 및 작업표준/Check Sheet 개정
↓
개선 적용 첫 LOT 식별 입고 및 효과성 검증 (3-LOT 모니터링)
10. 결론 및 요약
협력사 부적합 통보서는 단순히 상대방의 실수를 지적하는 서류가 아닙니다. 도면과 스펙 기준에 따른 객관적 데이터를 제시하고, 발생 원인과 유출 원인을 철저히 분리하여 근본적인 프로세스 개선을 이끌어내는 품질 보증 도구입니다.
개선대책서 수신에서 업무를 마감하지 않고, 후속 입고되는 3개 LOT에 대한 연속 효과성 검증까지 완수함으로써 동일 불량의 재발을 완벽히 차단해보시기 바랍니다.
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